Check-list et procédure de dépôt

Check-list avant de déposer :

  1. Connaissez-vous le type de document que vous souhaitez renseigner ?
  2. Les documents que vous déposez s'inscrivent-ils dans le cadre de la production de votre unité de recherche (affiliation de votre publication) ?
  3. Connaissez-vous votre identifiant IdRef pour renseigner la rubrique auteur du formulaire complet ?
  4. Avez-vous le droit de déposer votre texte intégral ou vos références, et avez-vous eu l'accord de vos co-auteurs ?
  5. Quels droits de diffusion accorderez-vous à votre publication ?
  6. Avez-vous converti votre document dans un format PDF non protégé?

univOAK ne prend en compte que les productions scientifiques qui s’inscrivent dans le cadre de l’activité d’une unité de recherche du site alsacien. Toutes les productions antérieures à votre entrée dans l’unité ne doivent pas être déposées dans l’archive.

Si vous en avez besoin, nos équipes ont mis au point un modèle word que vous pouvez utiliser pour votre texte intégral et vous éviter ainsi de déposer un "post-print éditeur" (texte intégral avec mise en page et informations de l'éditeur), ce qui n'est pas couvert par la loi.

Template : https://univoak.eu/sites/default/files/--template%20OAK_v3.dotx

Pour répondre à toutes ces questions, vous pouvez consulter notre F.A.Q.

 

Qui peut déposer ?

L’archive ouverte univOAK est accessible à tous en consultation, mais le dépôt est réservé aux membres (doctorants, chercheurs, enseignants-chercheurs, personnels) des unités de recherche des établissements partenaires du projet (BNU, INSA, UHA, UNISTRA).

 

Comment déposer ?

1. Identifiez-vous : Utilisez vos identifiants institutionnels (ENT). Si vous êtes au CNRS, ne choisissez pas CNRS mais bien l'établissement de rattachement : INSA, Bnu, UHA ou Unistra.

2. Cliquez sur le bouton « déposer ».

3. Choisissez le type de dépôt que vous souhaitez effectuer.

Vous pouvez choisir plusieurs types de dépôt en fonction des informations dont vous disposez et  du nombre de références que vous souhaitez traiter. Notre équipe se chargera de compléter le dépôt si nécessaire.

  • Saisir des références bibliographiques dans un formulaire simplifié > pour les chercheurs
  • Accéder au formulaire complet de dépôt > pour documentalistes et gestionnaires
  • Effectuer un dépôt express (saisie d’un DOI, d’un PMID ou d’un titre et un auteur )
  • Importer des références par lot (Zotero, Endnote, lot de DOI, lot de PMID)
  • Utiliser un autre mode d’import (BibTeX, CSV)
  • Modifier un dépôt ou ajouter un fichier PDF à une référence déjà existante

4. En fonction du type de dépôt sélectionné, remplissez les champs requis et validez votre formulaire

N.B : Si vous cochez la case « pousser vers HAL », votre publication sera également déposée dans HAL.

5. Associez à vos références un texte intégral au format PDF

6. Renseignez une durée d’embargo si nécessaire (facultatif)

Une fois votre PDF téléchargé, renseignez l’embargo en fonction de la durée indiquée par votre éditeur/revue et de la date de dépôt de votre publication sur l’archive ouverte

Remarque : sous embargo, votre publication sera uniquement visible par vous, les administrateurs du site, les membres de la communauté universitaire sur authentification, ou toutes personnes qui vous feraient une demande de tiré à part (TAP).

La durée d'embargo peut-être laissée vide : elle sera renseignée par un bibliothécaire.

7. Indiquez les usages que vous permettez sur votre publication

8. Validez votre dépôt et visualisez-le.

 

Modifier un dépôt ou ajouter un PDF à une référence déjà existante

Vous pouvez revenir à tout moment sur votre dépôt avant de l’avoir validé.

Vous pouvez également associer un texte intégral à vos références après les avoir validées.

Vous ne pouvez attacher qu’un seul fichier PDF à votre référence. Si vous souhaitez déposer une nouvelle version d’un fichier PDF déjà attaché à une référence ou si vous avez besoin de notre aide pour modifier votre dépôt une fois qu’il a été validé, contactez-nous.

 

Consulter un dépôt

Après avoir validé votre dépôt, votre publication fera l’objet d’une vérification et d’un travail d’enrichissement par nos équipes dans des délais raisonnables.

Vous pouvez à tout moment consulter votre dépôt sur votre espace personnel (Log in>Mon compte>Mes publications) ou le retrouver via la barre de recherche.